Administration
Mødereferater bestyrelsen

Dagsorden til Bestyrelsesmøde mandag den 5. november kl 18.00 i kapstaden

 

Tilstede: Olmo, Jens , Teddy, Lone, Peter, Henning, Astrid, Sevin,

Afbud:

 

1) Valg af referent

Sevin  

                                                     
2) Valg af ordstyrer
Hening

 

3) Henvendelse og orientering fra vicevært Ole

Ole opfordrede bestyrelsen til at minde køber/sælger om at kontakte viceværten med hensyn til overdragelse af nøgler og vaskekort.

En beboer har henvendt sig til Ole vedr. rengøringen af det fælles bad.  Ingen har i øjeblikket ansvar for rengøringen. Det blev besluttet, at brugerne af det fælles bad sammen skal blive enige om, hvordan rengøringen skal ske. Ole vil få en liste over brugere af fællesbadet, som han vil sende til den pågældende beboer, som så kan tage kontakt til de andre brugere.   

Sidste punkt var vedr.  akustikregulering i kapstaden. Olmo udarbejder et løsningsforslag til godkendelse på næste best.mødet.

 

4) Godkendelse af dagsorden
Olmo foreslog et nyt punkt på dagsorden, som er at finde en ny dato for ekstraordinær generalforsmaling, da Frede har været syg. Forslaget kom på dagsordnen efter datoen for næste bestyrelsesmøde, som er pkt 7.

Olmo forslog at pkt. 8 blev rykket ned til før evt.

 

5) Godkendelse af referat af 17.10.2007

Der var kommentar til punkt 6 omkring ansvarsområder. Ved nogle ansvarsområder står flere medlemmer på. Ved henvendelser bør beboer kunne kontakte alle medlemmer på det pågælgende ansvarsområde. Dette for at dele arbejdsbyrden. Denne model vil betyde mere koordineringsarbejde medlemmerne imellem, hvilket de skal sørge for. Desuden deler medlemmerne arbejdsopgaverne internt imellem dem.

Af hensyn til de to nye suppleanter redegjorde Olmo for proceduren for godkendelse og offentliggørelse af referat. Referent sender referat ud til bestyrelsen, som har en uge til at kommentere det. Derefter tilføjer referent eventuelle kommentar og sender det endelige referat til Henning, som uploader det på hjemmesiden. Referenten sender også en kopi til Ole, som printer det ud og hænger det op i alle opgangene.

 

6) Dato for næste møde
Mandag den 10. december 2007 kl 18

 

7) Dato for extraordinær generalforsamling

Onsdag den 28. november 2007 kl. 18 i kapstaden

 

8) Bestyrelsens målsætninger/forventninger 2007/2008

Dette punkt udgik og kommer på dagsordnen til næste bestyrelsesmøde.

 

9) Endelig fordeling af arbejdsopgaver (pga. afbud fra 3 pers. sidste møde)
Nyhedsbrev: Astrid og Henning

Gårdlaug: Lone og Teddy

 

10) Hjemmesidearbejdsgruppe v/Teddy

Der blev diskuteret om hvordan hjemmesiden kunne gøres mere atraktiv, så beboerne bruger den oftere. Håndbogen skal bl.a. integreres på hjemmesiden, og ikke ligge som pdf.fil. Der blev forslået at købe en hjemmeside. Et medlem har undersøgt priserne for oprettelse af ny hjemmeside. Det ligger på 25.000 – 30.000 kr. Bestyrelsen skal overveje om det er pengene værd eller om foreningen/bestyrelsen selv kan sørge for at ændre hjemmesiden. Det blev besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe for at arbejde videre på opgraderingen af hjemmesiden. Arbejdsgruppen består af Henning, Astrid og Teddy (som vil primært stå for redigering og opdatering af håndbogen).

 

11) Status køb/salg/fremleje/erhvervslejemål

9a) Status køb/salg v/Teddy
Der har været salg af en lejlighed.

Der har været to henvendelser som gerne vil sælge og som allerede har en køber.

9b) Status fremleje v/Sevin, Peter og Olmo
Der har været en fremleje. 

9c) Ulovlig fremleje v/Sevin
Der er tre sager om ulovlig fremleje. Sevin følger op på det.

9d) Status erhvervslejemål v/Olmo
- Madsens gamle værksted i turesensgade 10 kld.th vil fremover blive udlejet til en af andelsforeningens egne andelshavere der vil etablere en lille tøjbutik og syværksted.

- Kælderlokalet nansensgade 24, der tidligere var galleri og kana vin, er nu afstået og vil fremover blive udlejet til café og tebutik.

- Turensensgade 10, kld. tv er ikke afklaret endnu. Der har været en del henvendelser og der forhandles fortsat mulige lejere.

- En erhvervslejer har henvendt sig til bestyrelsen og med ønske om mere komunikation mellem bestyrelsen og erhvervslivet. Olmo tager kontakt til samtlige erhvervslejemål og sørger for at alle føler sig velinformeret.

 

12)Opkrævning af depositum for pulterrum v/Teddy
-Når en brugere af pulterrum flytter skal skal den pågældende kontakte Kim, som skal tjekke at rummet er ryddet før brugeren får tilbagebetalt depositum. Omvendt skal Kim sige god for at, folk har betalt depositum, før de kan få nøgler til pulterrum. Depositumet for dem som allerede har et pulterrum skal være betalt inden 1. februar 2008. Administrationen skriver et brev til brugere af pulterrum for at orientere om at 500 kr vil blive trukket over februar måneds husleje og  informere om proceduren for ophævelse af pulterum og tilbagebetaling af depositum. Deles et pulterrum mellem flere andele, opkræves der 500kr for hver andelshaver.

-Der skal tjekkes op på hvad rummet på Shackgade 11 kld. bliver brugt til.

 

13)Altanprojekt v/Henning

Arkitekten, som tegnede altanprojektet har sendt en regning på 15.000 kr. Beboerne er blevet informeret om det, og der er ikke aftalt det videre forløb. Der bør afholdes et nyt møde for at drøfte det næste skridt i forhold til at få tilladelse fra byggemyndighederne.

Et altanmøde forventes at blive afholdt for hele foreningen i starten af december.

 

14)Systemnøgler
Der arbejdes fortsat på at få ryddet op i nøglesystemet.

 

15)Beboerhenvendelser
Der er fire nye henvendelser om ønsker om altan.

 

16)Evt.

Lone har hidtil sørget for forplejning ved bestyrelsesmøderne. På Lones opfordring blev bestyrelsen enig om at bestille mad udefra til møderne fremover.

- Der kommer et nyt vaskerisystem om ca. 14 dage. En ny nøgle bliver sendt til alle beboere, sammen med information om hvordan bookingsystemet skal betjenes.

 



Last update:  12:20 14/11 2007